会議の進行役「ファシリテーター」を育成してはいかがでしょう。

会議を効率的・効果的にするには、会議の目的や議題、討議順序を事前共有する等の「準備」、会議参加者の活発な議論や意思決定を促進する「進行」、決定事項を次の会議までに実行するための「フォロー」を行うことが大切です。

今回のご相談は、会議の「進行」改善することにポイントがあり、会議で進行役を担う人「ファシリテーター」の育成が肝要と考えます。

ファシリテーターは、プロジェクトの課題遂行のために開催される会議のプロセス（進行）に責任を持ちます。ファシリテーターは、ただ議長をするのではなく、会議参加者の活性度を上げて本音や本気の状態をつくり出します。会議を円滑に進行するしきり役として会議の要所要所で議論に介入し、参加者の発言を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識のズレを確認したり、会議中に合意形成や相互理解を促します。


ファシリテーターのスキルとして、以下のようなことが例としてあげられます。

＜ファシリテーション・スキル例＞
１）会議のゴールや進行予定、進行上のグランド・ルール（約束事）などを計画する
２）意見を発言できる安心感と自由な雰囲気を生み出す
３）ホワイトボードや模造紙を使って議論の見える化をする
４）場の空気や参加者からの非言語のメッセージを読み取る
５）会議の時間を管理し、予定時間内に結論が見える状態をつくる
６）「具体的には？」、「他にはありますか？」、「ひとことで言うと？」、「重要なものに絞るとしたら？」といった質問を駆使して、意見を引き出し、拡げ、まとめる
７）参加者全員の理解と納得を促進する

会議は、「会議に参加する人数分×会議時間」分のコストがかかっています。会議の生産性を高めて、皆が気持ち良く仕事ができるよう、研修などを通じてファシリテーター育成に取り組んでみてください。

ファシリテーターは、答えは参加者の中にあると考え、参加者からそれを引き出し、意見を拡げて、まとめることをサポートします。コーチングと共通点が沢山ありますので、コーチングを併せて学習されることをお勧めします。