利用目的の見直しと特定、第三者提供の禁止や連絡窓口の記載、同意条項の明記

　事業を進めて行く中で、マーケティングやイベント実施あるいはＤＭ発送などの営業行為を目的として顧客に対してアンケートを実施することがあると思われます。アンケートには顧客の個人情報を記載してもらうことが多々あります。その際には、次のような個人情報保護ポリシーを具体的に記載し、実行することが重要です。
①利用目的の通知
　記載してもらった個人情報を何に使うかという“利用目的”を具体的に書いておきましょう。例えば、「商品やサービスの宣伝通知のため」とか「イベント案内連絡のため」、「商品の送付・保守サービスのため」などです。
②第三者提供をしないこと
　記載してもらった個人情報を別の第三者へ渡すことはないということを明記しておきましょう。第三者提供とは、本来の利用目的以外の目的で別の事業者へ渡すことを言います。
③問い合わせ窓口
　個人情報に関する問い合わせのために御社の連絡窓口・責任者を書いておきましょう。できれば個人情報保護に関する一連のポリシーを記載した御社のウェブサイトがあればそのＵＲＬも書いておきます。そして、記載者がその連絡窓口部分を切り取って、持ち帰れるようにしておけばベターです。
④同意条項
　個人情報を提供するにあたって、本人の同意を確認することが必要です。同意欄を設け、マークをしてもらえばいいでしょう。その際、個人情報を書かなくても本人に不利益はないことも書いておけばいいと思います。
⑤必要のない個人情報項目は取得しない
　御社の利用目的に必要でない個人情報項目は取得しないことです。余分な個人情報を集めてしまうと、個人情報漏えい時のリスクが大きくなってしまいます。